Современные аспекты использования правовых баз данных

Осуществление хозяйственной деятельности в настоящее время связано с анализом постоянно меняющегося законодательства, что сопряжено с определенными трудностями. Рано или поздно перед каждым руководителем встает закономерный вопрос: как обеспечить работников своего предприятия достоверной и своевременной информацией, каким образом уследить за всеми изменениями законодательства и обеспечить соответствие своей деятельности требованиям фискальных органов. Существует два наиболее распространенных варианта решения этой проблемы.

Вариант первый

Для обеспечения деятельности своих подчиненных, занимающихся бухгалтерским учетом, юридическим обеспечением и экономическим планированием, руководитель подписывается на значительное количество периодических изданий. Через некоторое время образуются многокилограммовые архивы печатных изданий, которые приходится систематизировать.

Требующиеся для работы документы приходится искать, перелистывая кипу "макулатуры". Достаточно сложно проследить изменения к уже изданным нормативным актам и получить текст документа в "контрольном" состоянии, т.е. со всеми внесенными поправками и дополнениями, действующими на сегодняшний день. Кроме того, в найденном документе может быть ссылка на другой документ, и для принятия решения необходимо ознакомиться с его содержанием. В этом случае сотрудники предприятия опять обращаются к офисным шкафам, плотно заполненным изданиями периодической прессы. Процесс повторяется циклически изо дня в день.

Недостатки такого подхода налицо. К тому же нет никакой уверенность в том, что найдена полная подборка всех без исключения необходимых документов по данной тематике. В конечном итоге ошибка или просчет из-за отсутствия полной информации могут привести к последующим нарушениям законодательства со всеми вытекающими последствиями. Но имеется и неоспоримое достоинство – наглядность печатных текстов.

Вариант второй

Информационно-правовое обеспечение деятельности предприятия решается с помощью вычислительной техники. Для упрощения процесса работы с нормативной базой используются правовые компьютерные библиотеки. Такой способ работы с нормативной базой предполагает наличие компьютерной системы, обеспечивающей хранение на диске компьютера текстов документов, быстрый их поиск, систематизацию и выполнение других функций. Создатели подобных правовых библиотек, как правило, обеспечивают достаточно регулярное пополнение нормативной базы текстами свежепринятых документов при помощи сети INTERNET.

Для реализации подобного подхода достаточно иметь в своем распоряжении современный компьютер и доступ в сеть. Возможны также варианты с доставкой пополнений по почте на различных носителях. Пользоваться правовыми библиотеками достаточно просто – необходима квалификация начинающего пользователя ПК. Использование правовой компьютерной библиотеки дает пользователю значительные преимущества:

• максимальное количество документов,
• скорость поиска,
• поиск по контексту,
• формирование подборок и т.п.

Но использование компьютерных правовых библиотек не предполагает отказ от выписки периодических изданий. Архив подписки только дополняет компьютерные системы. Такой путь решения проблемы неоспоримо выигрышен и позволяет значительно усилить оснащение предприятия, сократить время подготовки нормативной базы для принятия решений, а также значительно повысить соответствие этих решений действующему законодательству.

Правовая система Лига:Закон позволяет производить быстрый поиск любых документов по разным реквизитам:

• название
• дата издания или опубликования
• регистрационный номер
• ключевые слова

Все документы находятся в базе в "контрольном" состоянии, т.е. в тексте документа произведены все поправки и изменения, имеющие юридическую силу на данный момент. При необходимости есть возможность просмотреть состояние документа на любую дату по желанию пользователя.

Все документы представлены в формате HTML и имеют гипертекстовые ссылки на все упоминаемые в них документы. Поиск документа или их группы, производимый по выбранным реквизитам, занимает не более 2-3 секунд. Все документы структурированы по тематике. Есть справочник ключевых слов.

Пополнение правовой компьютерной библиотеки текстами новых документов происходит ежедневно и автоматически – достаточно иметь подключение к сети Интернет.

В настоящее время для обеспечения предприятий законодательной базой, аналитической и деловой информацией совершенно необходимо применять современные технологии, а значит, использовать подобные правовые библиотеки. На сегодняшний день описанные технологии работы с нормативной базой вполне доступны и для мелкого бизнеса. Средства, вложенные в правовую компьютерную библиотеку, постепенно выведут ваше предприятие на качественно новый уровень нормативно-правового обеспечения и использования возможностей действующего законодательства.